תקשורת בעבודה - ממשקים

הרצונות והצרכים של כל מחלקה יוצרות בתוך הארגון קונפליקט מובנה, מתח תמידי שקיים ויתרחש בארגון. את המתח הזה ניתן לנהל על ידי כלים אפקטיביים לניהול קונפליקטים.

אחד הכלים המרכזיים בגישור הינו הגדרת הצרכים והאינטרסים של כל צד ובניית פתרון המושתת על בסיס צרכים משותפים, זהים ומשלימים.  

 

בארגון, אחד האינטרסים המשותפים של כלל המחלקות, זה הרצון שהארגון יצליח, שמטרת העל תיושם הלכה למעשה. למשל, בחברת מוצר לפיתוח תוכנה לניהול משימות, כלל מחלקות הארגון ירצו שהתוכנה אותה הם מפתחים, משווקים, ממתגים תהיה הצלחה ומקור לגאווה. (ואם יש בעל תפקיד בארגון שחושב אחרת, אז אולי הוא בחברה הלא מתאימה וכדאי שיחשב מסלול מחדש).

את האינטרס המשותף להצלחת הארגון צריך להשים במרכז התודעה של כלל המנהלים והעובדים, הדבר חשוב כי בסופו של דבר המשימות נגזרות מתוך ראיה מערכתית כוללות, הרואה את התמונה הגדולה.

 

מה ניתן לעשות כדי להגביר את הלכידות הארגונית ושיתוף הפעולה בין הממשקים השונים?

1. מחוברות – עודדו קשר וחיבור בינאישי בין הקולגות. קשר המבוסס על הכרות אישית מביאה ליחסי קרבה ואמון אשר יסייעו רבות ביצירת שיתופי פעולה בתוך ובין הצוותים השונים ויהוו עמוד תווך להפחתת המתיחות והיריבות בין הצדדים השונים.

ניתן לייצר חיבור וקרבה בין העובדים במגוון דרכים כמו ימי גיבוש, סדנאות והפעלות לחיבורים ולמידה, מרחב לשיח וחיבורים בתוך שעות העבודה.

2. ערכים – חיבור כלל העובדים לערכים ולמטרת העל של החברה באמצעות תקשורת ושיווק פנים ארגוני אשר ייתן לעובדים משמעות וחיבור למוצר ולמה שהוא משרת והמענה שהוא נותן ללקוחות.

3. בהירות – ליצור מצב ברור ומוגדר, כולל הגדרת המצבים בהם נדרשת גמישות ושינויים.

בהירות, שקיפות ושיתוף אינפורמציה הם דברים בסיסים להגברת לכידות ושיתוף פעולה. כשהם לא קיימים נוצרת תחושה של הסתרת אינפורמציה, אג'נדה נסתרת והרבה מקום לפרשנויות שונות אשר אחראיות בצורה ישירה ליצירת יריבויות וקונפליקטים. תייצרו בהירות ואל תשאירו מקום לפרשנויות.

 

איך מייצרים בהירות?

א. הגדרת תפקידים ותחומי אחריות – מי אחראי על מה, מה התפקיד שלו כולל, איפה יש לו גמישות והיכן לא. ליצור מצב של הגדרת תפקידים ברורה לכל עובד ומנהל בארגון.

ב. הכנת תסריטים – הכנת תסריטים לסיטואציות שונות, ואיך פועלים בכל תסריט. כך שיהיה ברור במצב X נצטרך לבצע את פעולה Y.

אנשים, על פי רוב, פחות אוהבים שינויים, ויותר אוהבים יציבות ובהירות. כדי לייצר מצב כזה באי של חוסר וודאות, מומלץ לייצר תוכנית פעולה שתסייע במצבים שונים בהם נדרש גמישות.

ג. מפת דרכים ליצירת שיתוף פעולה –אפיון תהליכי העבודה ושיתוף הפעולה בתוך ובין הממשקים השונים. קביעת דרכי עבודה והאופן שבו יתחשב בצרכים הייחודים של כל מחלקה והאישיות של מי שמבצע את התפקיד.

מפה זו מגדירה את דרכי העבודה והתקשורת, היא תכלול את הגדרת התפקידים ותחומי האחריות, ואת התקשורת בין כל פונקציה בארגון. כלומר, מהי התדירות בה אנחנו מעדכנים אחד את השני בביצוע המשימות והיעדים. באילו מצבים אנחנו מעדכנים בזמן אמת ובאילו בתדירות שונה. מתי ובאיזה תדירות נפגשים לפגישות עדכון לסיעור מוחות וחשיבה, ועוד.

 

4. תקשורת, תקשורת ותקשורת – הרבה מצבי קונפליקט נגרמים מחוסר תקשורת בין אישית ואי הבנות, עד כמה שזה באנלי. תתקשרו את החלטות שלכם, תסבירו את ההגיון שמאחורי ההחלטות. מזהים שמישהו לא שבע רצון? קחו אותו לשיחה, שבו איתו על כוס קפה ותקשיבו, תתעניינו במה שמפריע לו. לעיתים עצם ההתעניינות וגילוי ההבנה תפחית את הכעס והתסכול, וכמובן שליבון העניינים ושיקוף של הצד של המנהל והראיה המערכתית תעשה את העבודה.

 

ככלל, ככל שתשקיעו יותר ביחסים הבינאישיים, כי הכל זה יחסים, כך המוטיבציה של העובדים תעלה, תחזקו את החוסן הארגוני ואת הסיכויים של הארגון להצליח ולעמוד ביעדיו.

​

לכל שאלה, אשמח לשמוע ממכם,

כנרת שמעיה - מייצרת הקשבה להסכמות