שלושה עקרונות מרכזיים לבניית ביטחון פסיכולוגי בשיחות משוב

שיחות משוב הן כלי ליצירת אקלים ארגוני שמאפשר שיח פתוח גם סביב נושאים טעונים. 

לעיתים מתן משוב והעברת ביקורת על עובד מעוררת התנגדות מצד המנהל שצריך להעביר את הביקורת ומתקשה בכך, או מצד העובד ששומע את הביקורת, דבר אשר יכול  לגרום לקונפליקטים.  

כדי לייצר שיחות משוב אפקטיביות ומקדמות יש ליצור סביבה בטוחה וביטחון פסיכולוגי בה העובד וגם המנהל מרגישים בטוחים להתבטא ולומר גם דברים פחות נעימים, מבלי לחשוש. 

עיקרון 1:  זיהוי "הקולות שבראש" 

לפני שמגיעים לשיחת משוב, חשוב לעצור ולבחון את המחשבות והפרשנויות שלך. למחשבות שלך יש השפעה ישירה על הטון, על בחירת המילים ועל האופן שבו העובד יקבל את המסר. מודעות לקולות הפנימיים מאפשרת להגיע לשיחה בצורה מאוזנת ועניינית. 

מספר שאלות שיכולות לסייע לזהות את הקולות שבראש ולאתגר אותם: 

• מה אני חושב על אותו עובד? 

• אם אני צריך לאפיין את סגנון העבודה שלו, כיצד הייתי מתאר אותו? 

• אילו מילים עולות לי באופן ספונטני כשאני חושב עליו?

• מה אני מרגיש לקראת השיחה?

• מה הדבר שהכי מפריע לי בהתנהלות שלו? 

• אילו חששות יש לי לקראת השיחה?

• מה אני מניח שהעובד יגיד או יעשה במהלך השיחה?

• איזה סיפור אני מספר לעצמי על הסיבה להתנהגות שלו?

• האם יש אירוע מסוים שמשפיע על האופן שבו אני תופס אותו?

עיקרון 2: הכנה מנטלית לפני שיחת המשוב 

המטרה כאן היא להתכונן לשיחת משוב ולבחון מה המטרה שלנו בשיחה ואיך היינו רוצים להעביר את המסר. 

שלב זה חשוב על מנת לעבור ממקום של שיפוטיות, חשש או בכלל חוסר רצון להעביר משוב, למקום של סקרנות ולמידה. 

שאלות להכנה מנטלית:

• מה חשוב לך להשיג בשיחה? 

• מה המטרה המשותפת שלך ושל העובד?

• איזה שינוי אתה מקווה לראות בעקבותיה? 

• מה ההשפעה של המצב הנוכחי על העבודה? 

• אילו שאלות אתה יכול לשאול את העובד כדי להבין את החוויה שלו?

• מה עלול להתרחש בשיחה שיגרום לך לתגובה אוטומטית כמו הרמת קול? 

עיקרון 3: דיאלוג מכבד 

ביטחון פסיכולוגי בשיחת משוב מושפע מהדרך שבה המסר עובר. דיאלוג מכבד מאפשר הקשבה גם כאשר הנושאים מורכבים ולא נעימים. 

המפתח ליצירת ביטחון פסיכולוגי בשיחת משוב הוא להתחיל את השיחה מהמטרה המשותפת של העובד והמנהל, ממה חשוב לכם יחד בתוך הצוות ובמקום העבודה. כאשר העובד מבין שהמטרה היא הצלחתו, הצלחת הצוות או שיפור תהליך העבודה, קל יותר לנהל שיחה פתוחה ועניינית. בנוסף, חשוב לזכור שבמהלך השיחה העובד בוחן האם נשמרים הצרכים הבסיסיים שלו: האם הוא זוכה להערכה, האם מכבדים את הדעה שלו, האם שומרים על מעמדו המקצועי ומכירים בתרומתו. פגיעה בהם עלולה לעורר התנגדות ולהסיט את השיחה מהמטרה. 

כדי לשמור על שיח מקדם, מומלץ לדבר על התנהגויות ועובדות, לתאר מה קרה, מה הייתה ההשפעה של הדבר ומה הציפייה להמשך. בנוסף מומלץ להשתמש בשפת "האני" ובשיח המבוסס על צרכים ואינטרסים. ככל שהמשוב יהיה ממוקד, קונקרטי ומבוסס על דוגמאות ספציפיות, כך יגדל הסיכוי שהעובד ירגיש בטוח להקשיב, לשתף פעולה ולקחת חלק במציאת הפתרון. 

בנוסף, במהלך השיחה תשאירו את ההכנה שעשיתם בצד, תגיעו פתוחים להקשיב, תשאלו שאלות מתעניינות וכנות, כאלו שיעזרו לכם להבין איך העובד רואה את הדברים ומה הקשיים שהוא חווה. שיחה פתוחה וכנה שבה שניכם מרגישים בטוחים לדבר על דברים רגישים ופחות נעימים מסייעת לקדם את המטרות המשותפות והפיתוח המקצועי. 

מוזמנים ליצור קשר בכל עניין,

כינרת מגשרת - מייצרת הקשבה להסכמות